RCMS로 회의 식비 등록하면 사전 내부결재가 자동으로 완료됩니다
연구기관에서 국가연구개발사업 연구개발비를 집행할 때, 식비(조찬·오찬·석찬)를 사용하려면 통상 내부 전자결재를 사전에 받아야 합니다. 그러나 RCMS(연구비관리시스템)에 식비를 등록하는 순간, 제25조 제4항 사전 내부결재 요건을 별도로 거치지 않아도 마치 이미 결재가 완료된 것처럼 인정됩니다. 이 가이드에서는 RCMS의 기본 개념부터 등록 절차, 법적 근거, 유의사항까지 상세히 설명합니다.
1. RCMS(Research Cost Management System)란?
RCMS는 연구기관 및 대학교 등에서 국가연구개발사업 예산(연구개발비)의 신청·승인·정산·집행 전 과정을 전산화하여 관리하는 통합 시스템입니다. 주요 기능은 다음과 같습니다:
- 예산 계획 수립 및 배정
- 지출 내역 등록 및 전자결재 처리
- 증빙 자료(영수증, 참석자 명단 등) 전산 업로드
- 실시간 집행 현황 조회 및 회계 연동
이를 통해 예산 운용의 투명성과 효율성을 높이고, 관련 법규(「국가연구개발사업 관리 등에 관한 규정」 등)를 준수할 수 있도록 지원합니다.
2. 회의비 중 ‘식비’ 등록 프로세스
회의비는 회의 장소 대여비, 다과비, 식비 등을 통칭합니다. 이 중 식비 항목만 따로 등록하면 내부결재를 생략할 수 있습니다.
- 항목 선택 RCMS에서 ‘회의비’ 메뉴를 열고 ‘식비(조찬·오찬·석찬)’를 선택합니다.
- 기본 정보 입력 회의명, 일시, 장소, 참석자 명단(또는 인원 수)을 정확히 기재합니다.
- 증빙 서류 첨부 식당 영수증(또는 계산서) 스캔본, 참석자 서명된 명단 등을 PDF나 이미지 파일로 업로드합니다.
- 등록 요청 ‘등록 요청’ 버튼을 클릭하면 시스템이 자동으로 사전 내부결재 절차를 대체하고 ‘결재 완료’ 상태로 전환합니다.
이 과정을 거치면 별도의 종이 결재 문서나 추가 전자결재 없이도 식비 정산 및 집행이 가능합니다.
3. 제25조 제4항(사전 내부결재) 요건
「국가연구개발사업 관리 등에 관한 규정」 제25조 제4항은, 연구개발비 지출을 위해 반드시 기관 내부의 결재권자(부서장 등) 승인을 사전에 받아야 한다고 규정합니다. 전형적으로 내부 전자결재 시스템이나 종이 결재 서류를 통해 결재를 받은 뒤 비용을 집행해야 정산이 가능합니다.
4. “등록하면…결재 완료된 것으로 봄”의 의미
RCMS에 식비를 등록(정산 요청)하는 순간, 시스템 내부의 자동 결재 워크플로우가 가동되어 제25조 제4항이 요구하는 사전 내부결재를 대체합니다. 그 결과 별도의 결재 문서 없이도 ‘결재 완료’ 상태가 표시되어 회계 처리 및 정산이 신속히 이루어집니다.
즉, RCMS에 식비를 등록하는 행위 자체가 내부 전결권자의 결재를 받은 것과 동일한 효력을 가지게 됩니다.
5. 조찬 회의비도 동일하게 인정
조찬·오찬·석찬 구분 없이 모두 식비로 분류되며, RCMS에 등록 시 제25조 제4항 내부결재 요건이 자동으로 대체됩니다. 아침 식사를 제공하는 조찬 회의도 예외 없이 적용되니 참고하세요.
6. 유의사항 및 팁
- 1인당 상한액 확인 식비 1인당 상한액을 초과하지 않도록 주의하세요.
- 증빙 자료 완전성산업기술혁신사업 공통 운영요령(산업통상자원부고시)(제2024-218호)(20241230).pdf7.0 MB[별표 5] 산업기술혁신사업 연구개발비 사용용도 및 세부 산정기준(산업기술혁신사업 공통 운영요령).pdf227.7 kB
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